¿Ha definido usted un sistema de gestión para administrar su empresa?

Ing. Patricio Alvarez
Cifra Consultores

¡En los negocios, las cosas ya no son como antes!, o como lo dice Michael Kami "En los buenos tiempos de antes podían coexistir empresas, buenas, mediocres o malas". No se si esto haya sido así, ya que existen siempre aspectos relativos y circunstanciales, pero quizás algo que compartamos, es que ahora y en el futuro se requerirán de mejores estrategias y metodologías para gestionar las empresas que aseguren buenos resultados. Por tanto, la administración no definida o empírica no tendrá cabida en los líderes y gerentes del futuro. Haga una prueba, pregunte a sus allegados que tengan responsabilidades ejecutivas, que sistema de gestión o de administración están utilizando en sus compañías? No se que le respondan al respecto, para algunos de ellos tal vez les resulte hasta embarazoso, puesto que no tienen la respuesta clara ante un aspecto tan importante dentro de sus obligaciones como gerente. Entre los sistemas de administración más conocidos se puede mencionar a:

• Administración por actividades
• Administración por objetivos y resultados
• Administración por políticas
• Administración por principios y valores

Cuál es su caso?, tiene definido, estructurado, implantado, difundido y por escrito un sistema de gestión?

Si aún no ha determinado el sistema de Administración para su empresa que le permita manejar los recursos de tal manera que pueda medir su efectividad e impacto en los objetivos organizacionales, puede considerar la siguiente propuesta:

Estructure un sistema de gestión que incluya la definición del negocio, los objetivos a alcanzar a corto y largo plazo, las estrategias, que determine las contribuciones de cada miembro de la empresa, que incluya una proyección de los resultados a obtenerse en cifras, que incorpore indicadores de medición y productividad, y que contemple el pago por contribuciones efectivamente recibidas.

Esquemáticamente este sistema está compuesto por:

1. LA PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
2. OBJETIVOS INDIVIDUALES
3. PRESUPUESTOS
4. INFORMACION GERENCIAL
5. REMUNERACION VARIABLE

El mérito de esta propuesta radica en que cada componente de este sistema se complementa con el otro permitiendo una interacción completa que asegura que los recursos que se emplean en la actividad empresarial se aprovechen de manera productiva. Así, si Ud. utiliza la PLANIFICACION ESTRATÉGICA tendrá la orientación general del negocio a futuro, conocerá el diagnóstico (FORTALEZAS, DEBILIDADES, OPORTUNIDADES Y AMENAZAS), se planteará objetivos a corto y largo plazo, se definirán estrategias y hasta políticas, se diseñará una visión retadora e integradora. En otras palabras, habrá definido como quisiera que sea su empresa en el futuro, aspecto que sin discusión es necesario para la responsabilidad del líder; sin embargo si Ud. se queda allí y no baja o asigna "voluntariamente" estos objetivos y metas globales a cada miembro de la organización (OBJETIVOS INDIVIDUALES), estos objetivos serán de la empresa y no de cada uno de sus miembros. Si lo hace, a más de saber la contribución concreta que se espera de cada uno de ellos, tendrá información clara para la evaluación del desempeño de cada trabajador. Hasta aquí, PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, necesaria, más OBJETIVOS INDIVIDUALES, genera más confianza de que lo que se planteó en las metas globales se puedan cumplir.

El tercer elemento, LOS PRESUPUESTOS, permitirán conocer en magnitudes financieras y económicas lo que se espera en los planes. Necesario?, indispensable, ya que las proyecciones financieras nos indicarán a que nivel de resultados podrán llegar (UTILIDADES, RENTABILIDAD), que inversión vamos a necesitar, que deuda tenemos que contratar, etc. En otras palabras, el plan puesto en cifras es una visión pragmática de la viabilidad del negocio, que nace de la PLANIFICACION ESTRATEGICA.

Disponer de un sistema de medición o avance de lo que esperamos alcanzar (objetivos y metas) es fundamental, ya que conocer oportunamente si estoy dentro de lo esperado me permite tomar acciones eficaces. La retroinformación o medición se lleva a cabo a través de un SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL que incorpora lo plateado en la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, OBJETIVOS INDIVIDUALES Y EN LOS PRESUPUESTOS, con la contribución que cada proceso, departamento o persona está realizando. Esta INFORMACIÓN GERENCIAL para que sea válida no debe pasar de una hoja, mostrando a medida que avanza el año lo que se está logrando, comparado con lo que se esperaba por parte de cada responsable, en la parte esencial de su trabajo.

Finalmente, para asegurar que lo que se planteó en la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OBJETIVOS INDIVIDUALES se logre, se llega a un acuerdo con los responsables que una buena parte de sus ingresos (remuneración) dependa del grado de cumplimiento de sus objetivos. Esta REMUNERACIÓN VARIABLE se aplicará a todos y de manera mensual.

Complicado? NO, difícil? SI, pero en cuanto al coraje y la decisión para hacerlo. Piense que esto le puede ayudar para cumplir su responsabilidad como líder, ¡considérelo!

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